Conferencesaver.no

Author Archive

Romoppsett – legg forholdene til rette for et optimalt møte

Valhall1-2

Valhall1-2

På sidene våre kan du sjekke kapasiteten til de forskjellige møterommene. Har du en plan for både valg av størrelsen på møtelokalet og bord-/stoloppsett?

Du har 2 hovedvalg:
1. Hva ønsker du å legge tilrette for?
2. Hvilken fleksibilitet trenger du med hensyn til antall deltagere?

Her har vi bare valgt å legge ut noen eksempel på oppsett. De fleste konferansesteder kjenner til disse oppsettene, men  er fult mulig å eksperiementere med andre oppsett enn dette.

Dersom du ikke er avhengig av et oppsett kan du feks. begynne med skoleoppsett, og flytte det over til kino hvis du får flere påmeldinger enn det er plass til i skoleoppsettet.

1. Styrebord
Passer fint for mindre grupper som skal sitte samlet. Her sitter deltagerene samlet rundt et langbord.

2. Hestesko eller U-bord
Dette er en av de mest brukte oppsettene hvor møtedeltagerne sitter overfor hverandre og dermed kan være i kontakt med mange. Dette oppsett er imidlertid ikke veldig plasseffektivt, så det egner seg i mindre grad for møter med mange deltagere.

3. Bankett/gruppebord
Brukes gjerne med runde bord når det feks skal serveres et mat ved bordene. Det kan være store forskjeller på størreslen på bodene som typisk tar mellom 6 – 10 personer rundt bordene. Dette oppsettet fungerer også når man ønsker gruppebord. Husk å ta hensyn til om det skal foregå mye på en scene, så kan det lønne seg å ikke ta flere stoler rundt bordet enn at alle er vridd mot scenen. Dette oppsettet funger godt for gruppediskusjoner og dialog rundt bordene.

4. Skole
Bruker ofte ved større kongresser hvor det er mange deltagere. Rekker av bord med stoler gir gode forhold for å ta notater.

5. Kino eller teater (og auditorium)
Det mest plasseffektive oppsettet hvor det bare er satt opp stoler på rekker, eller i et auditorium.

 

 

 

Få mest mulig ut av ditt arrangement

Tenkende gutt croppet

Tenkende gutt croppet

Hva er formålet med møtet? 

Er det internmøte, kundemøte eller noe annet? Skal dere lansere en nyhet eller skape motivasjon hos ansatte? Formålet for møtet og gruppen dere henvender dere til vil påvirke de valg dere gjør med hensyn til sted, varighet og innhold.

Budskapet
Hva er det dere ønsker å formidle på møtet? Skaper stedet, foredragsholdere og andre elementer de rette rammene for budskapet dere ønsker å formidle?

Lag en plan
Lag en plan som omfatter tidslinje (fra invitasjon til oppfølging), type sted, antall, ansvarsfordeling. Bruk gjerne en prosjektmal dere kanskje allerde bruker i selskapet, og tilpass denne.

Har du sikret at de husker budskapet?
Sørg for å gjenta det dere ønsker å formidle. Prinsippene for læring gjelder for deres arrangement også. Repetisjon og assosiasjon er viktige elementer for at deltagere skal huske det dere ønsket å formidle, og slik vil dere kunne oppnå høyest mulig avkastning/ROI på den investeringen dere har gjort i forbindelse med arrangementet.

Mål resultatet etterpå!
Følg opp deltagerene etterpå. Da oppnår du både at de husker opplevelsen og det dere ønsket å formidle (repitisjon), samtidig som dere får tilbakemelding på det som var suksess- og forbedringsområder det er verdt å ta lærdom av.

Når bestillte du eget rom på restauranten sist?

Chambre separee Alex Sushi Solli

Chambre separee Alex Sushi SolliHvor ofte har du ikke vært på en restaurant sammen med en gruppe mennesker, og ikke vært i stand til å høre hva de andre sier pga. bakgrunnsstøyen fra de andre gjestene. Dette kunne unngått hvis du hadde funnet en restaurant som hadde Chambre Séparée!

Chambre Séparée er et ord  du av og til kan lese på sidene til en restaurant, men vet du egentlig hva det betyr? Ordet er fransk og betyr eget rom. Det vil si at du får et eget rom på restauranten. Her kan dere sitte for dere selv og lettere høre hva de andre sier, og samtidig prate uten at nabobordene lytter inn på samtalene. Dette er med andre ord ideelt for fortrolige forretningsmiddager eller en samling av kollegaer/venner.

Å bestille et slikt rom koster ikke noe ekstra, men det lønner seg å være ute i god til ifølge Daglig leder i Conferencesaver, Jan Henrik Ulvatne. Mange er ikke bevisste denne muligheten som gjør at møtet eller treffet blir ekstra vellykket. Husk at restaurantene gjerne krever et minimumsantall for å kunne bestille Chambre Séparée.

 

Gardermoen som konferansearena

259_garddest

Gardermoen ligger lett tilgjelgelig for dine deltagere enten de kommer flyvende til Oslo Lufthavn eller med tog, bil eller buss. Som hovedflyplass i Norge er den offentlige kommunikasjonen godt tilrettelagt.

Du finner et bredt tilbud av koferansehotell fra små til store, så her finner du konferansesteder for en hver smak og behov.

Sjekk ut disse hotellene:

Park In by Radisson Oslo Airport Gardermoen Hotel
Rica Hotel Gardermoen
Thon Hotel Oslo Airport
Radisson Blu Hotel Oslo Airport
Best Western Oslo Airport Hotel

Slik bruker du oss

Bilde forside

Bilde forside

Under de forskjellige flikene finner du de forskjellige elementene som en konferanse eller et event kan være bygget opp av. Du kan gjøre valg innen de forskjellige kategoriene, og du vil se at alt legger seg i handlekurven  Mine valg. På denne måten kan du gjøre alle dine valg før du går videre og sender forespørselene.  Merk at forespørselsskjemaene er knyttet til siden du “står i”. Dette betyr feks.  at du må “stå” i siden Steder for å få frem skjema som er knyttet til Steder. Tilsvarende gjelder for de andre kategoriene.

Steder
Under fliken steder finner du både overnatting, konferansested med overnatting og konferansesteder uten overnatting. Bruk filterene til venstre på siden for å avgrense søkeresultatene.

Land – Her vil vi gradvis legge inn flere land.

Klikk på + for å vise en oversikt over kapasiteten ved forskjellige bord/stol-oppsett på møterommene på stedet.
Klikk på Mer info for å se fakta på hotellet og bilder på møterommene (merk at ikke alle hotell har valgt å legge inn informasjon her).
Klikk på Velg for å legge et sted i handlekurven Mine valg. Når du har valgt de stedene du ønsker å sende forespørsel til, går du til Send forspørsel.
Klikk på Send forspørsel for å komme til skjema for utfylling av et standardskjema

Har du spesielle ønskemål til din bestilling så husk å benytte de forskjellige kommentarfeltene som er tilgjengelig i malene.

Inviter og registrer
Det er jo noe som heter at du “aldri får en ny sjanse til å gi et godt førsteinntrykk”, og det samme kan sies å gjelde for en invitasjon som sendes ut til et arrangement.

Spis
Her finner du oversikt over restauranter, spisesteder med chambre séparée (eget rom) og catering-leverandører. Du kan gjøre søk på byer, mattyper og chambre séparée. Du vil også kunne se hvilke spisesteder som som har åpent til frokost og lunsj.

Skal du ha et lukket møte som krever diskresjon eller ganske enkelt vil gjøre det lettere for deltagerene  på møtet å kunne snakke sammen, så anbefaler vi på det sterkeste å bestille chambre séparée. Merk at restaurantene gjerne krever et minimums anall.  Noen restauranter har flere rom  i forskjellige størrelser, og i noen tilfeller kan de også tilby teknisk utstyr dersom du ønsker å ha et møte.

Under Mer info finner du en mer inngående presentasjon av spisestedet/catering-selskapet. Her vil du finne finne lysbilder av maten, en nærmere beskrivelse av deres matfilosofi og kanskje en video hos noen av stedene.

Velg stedet/stedene du ønsker å reservere bord på eller få et tilbud fra, og hold oversikt over svarene på din egen side. Du får som alltid en melding på mail når en av de forespurte leverandørene har sendt deg et svar.

Foredrag & underholdning
Den rette foredragsholder, motivator eller konfransier kan sette den rette spissen på et arrangement

Aktiviteter
Aktiviteter kan være bra for å bygge team, motivere, lære ferdigheter eller rett og slett gøy. En god aktivitet kan være med å bidra til å hjelpe dere å styrke hovedbudskapet og skape bedre læring og “lag-ånd”.

Transport
Det finnes mange former for transport til/fra og på et arrangement. Du vil kunne finne hjelp i luften, på land og til vanns. Sjekk ut de forskjellige alternativene under siden Transport. Merk at noen transportmåter kan være stedsbundne.

Arrangør
Hvis et arrangement innholder mange elementer og høy kompleksitetsgrad, kan det i mange tilfeller lønne seg å få hjelp av erfarne prosjektledere hos arrangører som lager slike arrangement daglig.

Stavanger som konferanseby

259_Stavan

Stavanger har et bredt spekter av hoteller, restauranter og attraksjoner. Her kan man ta en tur til Preikestolen – et av landets mest spektakulære fotomotiver, dra på fjordcruise eller bli bedre kjent med vikingene og deres levesett. Mulighetene er mange!

Trenger du konferansested og/eller overnatting kan du bla. velge mellom følgende hotell:

Conference Saver

Conference Saver